FAQ – Frequently Asked Questions

Frequently Asked Questions

Please find below the frequently asked questions and the answers. Sure there will be more. But we assume that these will cover most of yours. You have more questions? Please contact us via the contact form or via the contact data on the right. We will get in touch as soon as possible.

1. Voorziet VLIR-UOS steun voor visumaanvragen in het kader van de XREI in beurzen?

Ja.

Aangepaste procedure
Zoals aangekondigd werd er na overleg met Consulaire zaken en DGD een vereenvoudiging van de visumprocedure bekomen. Er wordt nog steeds met een DGD-attest gewerkt maar het sjabloon werd licht aangepast en het dient niet langer door DGD ondertekend te worden.
VLIR-UOS staat vanaf nu in voor de ondertekening en blijft verantwoordelijk voor de controle op de toepassing van gemaakte afspraken, het informeren van de ambassades en daarna de ICOS. We worden ook verwacht op regelmatige tijdstippen de nodige overzichten m.b.t. de aanvragen aan DGD te bezorgen.
De attesten gelden nog steeds voor visumaanvragen voor alle personen die via VLIR-UOS-middelen gefinancierd worden. Door middel van het DGD-attest kunnen aanvragers een verkorte procedure volgen en zijn ze (ingeval van behandeling door Belgische diplomatieke posten/visa application services) vrijgesteld van de visum fee en (voor D-visa) de retributiekost. Zeker wanneer er met externe diensten gewerkt wordt, dient er wel nog een handling fee betaald te worden (zie bijlage 1).

Deze vereenvoudiging betekent dat er meer verantwoordelijkheid voor de verkorte visumprocedure bij VLIR-UOS komt te liggen en dat eventuele problemen m.b.t. het gebruik van attesten (foutiefingevuld, laattijdig ingediend etc.) ook een weerslag kunnen hebben op het al dan niet behouden van deze verantwoordelijkheid in het bijzonder en de verkorte visumprocedure in het algemeen, die geldt als uitzondering op de normale aanvraagprocedure. Het hoeft geen betoog dat de toegang tot en aanwezigheid op Belgisch grondgebied van wat als ‘derdelanders’ omschreven wordt, bij uitstek dezer dagen een gevoelige kwestie is, waaromtrent wetten stringent toegepast en aanvragen steeds strikter gecontroleerd worden. Het is dan ook belangrijk dat afspraken m.b.t. correct gebruik en termijnen steeds worden toegepast. Er wordt ook een systeem opgezet zodat kan nagegaan worden of de door Consulaire Zaken opgelegde termijnen (zie verder, Afspraken) effectief worden nageleefd.

Afspraken
Voor de instellingen leidt de wijziging in wie ondertekent niet tot een wijziging van de huidige manier van samenwerken met de instellingen. Het blijven de ICOS/GEO die de nodige gegevens van bezoekers/bursalen opvragen of van promotoren ontvangen en het DGD-attest aanmaken. De attesten mogen niet aan de aanvragers bezorgd worden.
We rekenen op de ICOS/GEO voor het volgende:
• Verspreiding van het nieuwe sjabloon (zie bijlage 2). Kunnen jullie dit bezorgen aan de personen binnen de instelling die de DGD-attesten opvolgen? Alvast bedankt.
• De volledigheid en juistheid van de ingevulde attesten nagaan: zich ervan vergewissen dat alle velden correct zijn ingevuld. Dit is essentieel; VLIR-UOS kan deze taak onmogelijk zelf opnemen want heeft zelf geen toegang tot deze detailinformatie. VLIR-OS is echter wel ondertekenaar en bezorger, dus verantwoordelijk t.a.v. Consulaire Zaken en DGD. Deze verantwoordelijkheid opnemen is dus enkel mogelijk als de attesten volledig en juist bij ons worden ingediend.
• De ingevulde DGD-attesten tijdig aan VLIR-UOS bezorgen. Zoals al vermeld, werken steeds meer ambassades met externe visumdiensten waardoor de verwerking van aanvragen vaak meer tijd vergt. Ingevulde attesten dienen uiterlijk twee maanden vóór de afreisdatum door de instellingen aan VLIR-UOS te worden bezorgd. Deze termijn werd door Consulaire zaken opgelegd om een vlotte verwerking mogelijk te maken. De grootste verandering die we hierbij communiceren ligt op het vlak van de naleving van deze termijn. Tot op heden hebben wij ook attesten die last minute werden bezorgd, alsnog behandeld. We werden hierop echter meermaals aangesproken door ambassades en kunnen deze flexibiliteit niet meer bieden. Daarom zal volgende cascade gehanteerd worden:
o attesten die minstens 2 maanden vóór de afreisdatum ingediend worden, worden behandeld volgens de beschreven procedure (zie bijlage 3)
o attesten die minder dan 2 maanden maar meer dan vier weken voor de afreisdatum aan VLIR-UOS worden bezorgd, kunnen behandeld worden mits verantwoording maar zonder garantie dat het visum tijdig wordt afgeleverd en zonder eventuele bijkomende tussenkomsten bij de ambassade;
o attesten die minder dan vier weken vóór de afreisdatum aan VLIR-UOS worden bezorgd, worden niet behandeld. In dit geval wordt aangeraden dat het verblijf wordt uitgesteld. Wij zijn genoodzaakt deze absolute deadline onverkort toe te passen en rekenen daarvoor op uw begrip.
• Ondubbelzinnige communicatie binnen de instelling: sensibilisering van projectpromotoren en -medewerkers om tijdig de mobiliteiten te plannen én erop toezien dat de termijnen worden gerespecteerd.
• Zie bijlage Annex visumprocedure

2. Welke afspraken werden er gemaakt rond per diems?

“ Er kan een per diem per overnachting ter plaatse worden afgerekend. Voor reisdagen wordt er geen per diem aanvaard”. Voor per diem worden de nachten in rekening gebracht en niet de dagen.

Voorbeeld:
Dag 1: reisdag
Dag 2: werkdag
Dag 3: reisdag + werkdag
 Hier zal de docent 1 per diem ( Dag 2 ) uitbetaald krijgen.

Als u niet met per diems werkt, maar wel met reële kosten, dan mogen deze in totaal ook niet het max per diem overschrijden.
De hogescholen kunnen hun eigen procedures volgen. Er kan voor mobiliteiten met per diems gewerkt worden. Er hoeven dan geen extra bonnetjes worden bijgehouden worden door de docent. Het ondertekende bewijs van ontvangen bedrag voor de per diems is voldoende. Voor de kosten die gemaakt worden naast de per diem (bv. transport, logement, …) zijn er altijd bewijsstukken nodig. Vb vliegticket: bewijs factuur. Het bijhouden van de bewijsstukken is ten laste van de hogescholen.
Belangrijk is om het maximum vastgestelde bedrag van per diem en hotelkosten, terug te vinden op https://cdn.webdoos.io/vliruos/a9b5f444b1d018cf94fedef7dec01808.pdf niet te overschrijden. Wenst de hogeschool dit toch te doen, dan zijn de extra kosten ter eigen rekening.

Als er controle komt vanuit Vliruos of DGD, dan kunnen die bewijsstukken door de hogescholen ter beschikking worden gesteld.

3. Welke bewijsstukken worden er vanuit VLHORA gevraagd voor een XREIuit?

Bij terugkeer vult de deelnemer het XREIout report (1) in binnen één maand na terugkeer + Certificate of Stay (2) en bezorgt dit aan zijn/haar ICOS en Charlotte Christiaens, projectcoördinator Global Minds VLHORA: charlotte.christiaens@vlhora.be. De ICOS laadt dit CoS op in de voorziene map op sharepoint.

De ICOS van iedere instelling vult het Excelformulier docentenmobiliteit in vóór 30 juni en 28 feb. Graag regelmatig updaten.
https://ravenstein-my.sharepoint.com/personal/charlotte_vlhora_be/_layouts/15/guestaccess.aspx?docid=193ad87a6d7784cf9b71ea06c89c43d3e&authkey=ARfrdjgUvRLl6TkNjbKvbX8

4. Welke bewijsstukken worden er vanuit VLHORA gevraagd voor een XREIin?

XREIout report: https://ravenstein-my.sharepoint.com/personal/charlotte_vlhora_be/_layouts/15/guestaccess.aspx?guestaccesstoken=mHXfEItyepVRr2s4nX1f3yhDbNGYyriE5KIEl8fudR4%3d&docid=1_13264b37dcde6444487f6159bc30859dc&wdFormId=%7BBE9F4248%2D0BFD%2D4FF6%2D925B%2DFA66458D6C85%7D

XREIin report: https://ravenstein-my.sharepoint.com/personal/charlotte_vlhora_be/_layouts/15/guestaccess.aspx?guestaccesstoken=ahEYDSUSufajubzU%2fV4MzOlGWJuA2cLe3JsJ%2fI7Zb%2fY%3d&docid=1_1c372f701ee60469a8b56885dcda8dfa7&wdFormId=%7B035C0EDE%2DEEF1%2D4EFE%2D9DDB%2D245A55689DAF%7D

De ICOS van iedere instelling vult het Excelformulier docentenmobiliteit in vóór 30 juni en 28 feb. Graag regelmatig updaten.
https://ravenstein-my.sharepoint.com/personal/charlotte_vlhora_be/_layouts/15/guestaccess.aspx?docid=193ad87a6d7784cf9b71ea06c89c43d3e&authkey=ARfrdjgUvRLl6TkNjbKvbX8